Sede legale di un'impresa italiana, ecco come trovarla

La sede legale (o sede sociale nel caso delle società) è, in base all'articolo 46 del Codice Civile, il luogo da cui la legge fa dipendere determinati effetti come l'indirizzo al quale far pervenire le notifiche per posta. In altre parole, è analoga alla residenza fiscale del privato cittadino, alla quale possono arrivare comunicazioni da parte dell'Agenzia delle Entrate.

L'espressione sede legale, inoltre, ha un significato strettamente correlato a quello di centro degli affari di un'impresa, ossia il punto di riferimento amministrativo (tuttavia non sempre coincidente con gli uffici dell'amministrazione). Al momento dell'apertura dell'attività il titolare è tenuto a indicare nei documenti non solo nome legale e codice Ateco, ma anche l'ubicazione aziendale e tanti altri dati.

Spesso questo genere di localizzazione combacia con altri tipi di sede, pur non essendo la stessa cosa. In questo articolo forniremo una panoramica dettagliata su tale concetto, mettendo in risalto anche le differenze di terminologia.

Sede legale, quando e chi deve comunicarla

Tutte le imprese hanno l'obbligo di notificare la propria sede legale contestualmente all'apertura dell'attività, indipendentemente dal fatto che questa abbia un'ubicazione fisica oppure online. I soggetti aventi personalità giuridica e le società, in particolare, devono darne esplicita indicazione anche nell'atto costitutivo o nello statuto.

Lo stesso discorso vale per i liberi professionisti, tenuti a dichiararla al momento della registrazione all'Agenzia delle Entrate insieme ad altri dati. Chi compila la Comunicazione Unica riempirà il campo relativo all'avvio della pratica.

Possibili indicazioni per sede sociale o legale

Essendo identificabile con la residenza fiscale dell'impresa, la sede legale corrisponderà all'indirizzo comunicato all'AdE e, pertanto, sarà unica anche in presenza di una localizzazione secondaria e di altre unità. In genere questo luogo è distinto dall'abitazione del titolare, a meno che quest'ultimo non rientri nelle seguenti categorie:

• libero professionista
• proprietario di un'azienda individuale
• titolare di e-commerce.

Nei casi appena elencati il proprietario dell'attività potrebbe indicare il proprio domicilio tributario, un coworking (ossia una struttura condivisa) o lo studio di un commercialista. È la situazione tipica, per esempio, della sede legale per la ditta individuale o dell'e-commerce, che spesso non hanno bisogno di locali appositamente dedicati alla gestione dell'impresa ma possono utilizzare uno spazio flessibile.

Sede operativa, legale e amministrativa: le differenze

Anche se di frequente coincidono in tutto o in parte, esistono degli elementi di distinzione riguardo alle sedi in oggetto. Conoscerli è importante per compilare correttamente la documentazione di avvio, sapere dove pagare le tasse territoriali ed evitare sanzioni consistenti per vizi di forma. La scelta di accorpare le sedi in un unico posto o dislocarle dipende dalle esigenze organizzative delle singole aziende.

La sede amministrativa è la struttura dove sono presenti gli uffici amministrativi di un'impresa. Quando sia diversa dalla sua residenza fiscale viene considerata la localizzazione effettiva a cui far pervenire notifiche, documenti e comunicazioni di altro genere. In questo caso le sedute dell'assemblea o del Consiglio di Amministrazione (ordinarie e straordinarie) si tengono presso la sede legale.

Quanto alla sede operativa, è il luogo in cui si svolgono le attività aziendali propriamente dette, ad esempio la produzione. Le grandi realtà imprenditoriali possono contare anche su una o più unità locali destinate all'esecuzione di alcune mansioni, all'interno o al di fuori della provincia di competenza. Rientrano nella casistica apparati come magazzini, laboratori, punti vendita, agenzie, ambulatori, stabilimenti, officine e molto altro.

Possibilità di avere più sedi, riferimento normativo

Secondo quanto definito dall'articolo 2197 del Codice Civile, il titolare che vuole avviare più sedi con rappresentanza stabile (ossia con una persona in grado di gestire gli affari in maniera continuativa) entro i confini nazionali deve farne esplicito riferimento sull'atto costitutivo. Tale condizione sussiste anche per sedi legali ubicate all'estero.

L'imprenditore, inoltre, deve impegnarsi a iscrivere ogni sede secondaria sul Registro delle Imprese entro 30 giorni. Quanto appena affermato vale sia per la Camera di Commercio nella quale è registrata la sede principale sia per la CCIAA in cui si trova il distaccamento.

In quest'ultimo caso il rappresentante provvede all'apposizione di firma autografa o digitale, purché in linea con le disposizioni AgID per le sottoscrizioni certificate. Se la filiale secondaria si trova all'estero, la registrazione al RI avviene sempre non oltre 30 giorni, ma nella CCIAA in cui risulta la sede legale.

Per i liberi professionisti è possibile risalire a questa informazione facendo una ricerca tramite partita IVA (o codice fiscale), nome legale dell'attività d'interesse o del titolare, sul sito web dell'Agenzia delle Entrate. Il sistema restituirà i risultati più pertinenti in pochi secondi.

I soggetti (persone fisiche o giuridiche) tenuti all'iscrizione al Registro delle Imprese o al REA, invece, possono utilizzare i servizi delle Camere di Commercio o quelli di piattaforme sicure abilitate all'accesso dei dati camerali, come Aziende.it. Uno dei più rapidi è il Cerca Imprese Base o Advance, che permette di conoscere anche fatturato, PEC, nominativi di eventuali soci e numero di dipendenti.

Altri documenti grazie ai quali reperire l'indirizzo della sede legale sono il certificato camerale d'iscrizione, il fascicolo, la visura ordinaria e quella storica. Tali files, disponibili in formato elettronico per imprese individuali, società di persone e di capitali, vengono elaborati entro poche ore con gli ultimi aggiornamenti caricati sui database.

In alternativa nulla vieta all'utente di fare domanda presso le sedi fisiche di AdE e CCIAA, ma dovrà tenere conto di un allungamento dei tempi e un aumento dei costi. L'uso della rete consente l'accesso alle stesse informazioni a condizioni più vantaggiose e con il medesimo margine di affidabilità.