Quali sono gli obblighi PEC per le imprese?

L'indirizzo PEC, inteso come domicilio digitale, è un obbligo per aziende e professionisti, quindi vediamo in cosa consiste e quali sono le sanzioni per coloro che non rispettano le regole.

Da quando è obbligatoria la PEC per le società?

Dal 1 ottobre 2020 è entrato il vigore l'obbligo per le imprese di comunicare il proprio indirizzo PEC al Registro delle Imprese, anche se possederne uno era già un obbligo deliberato nel 2012.

Dal 2020 in poi sono state 1,7 milioni le aziende che hanno formalizzato la comunicazione, per evitare di incorrere in multe salate e cancellazione momentanea dal Registro.

Non per tutti però le condizioni sono le stesse, in quanto aziende e persone con partita IVA devono anche eleggere il proprio domicilio digitale, inteso come un indirizzo PEC che ha valore di domicilio virtuale per tutte le società, al quale possono essere recapitati messaggi con valore giuridico, amministrativo e legale.

L'indirizzo PEC semplice, invece, consente di scambiare comunicazioni che hanno il medesimo valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Questo può essere richiesto da qualunque cittadino e utilizzato nello scambio con la pubblica amministrazione e gli enti ufficiali.

Non tutte le PEC sono uguali, in quanto è necessario distinguere diversi registri di iscrizione, chiamati INI-PEC (Indice Nazionale degli Indirizzi PEC), IPA e INAD.

Il primo è riservato alle società, alle persone giuridiche e ai professionisti iscritti all'albo con partita IVA, fungendo da domicilio digitale.

Il secondo, l'IPA, riguarda la Pubblica Amministrazione e i gestori pubblici.

Il terzo, INAD,  è indirizzato ai cittadini che hanno compiuto 18 anni d'età, ma anche a tutti i professionisti che non sono presenti all'interno di un elenco.

In attuazione al Decreto Legge 18 ottobre 2012, n.179, questi elenchi servono a velocizzare la procedura di comunicazione ufficiale, in quanto consultabili da chiunque per trovare un indirizzo PEC in Italia.

Chi ha l'obbligo di dotarsi di PEC?

Possedere una PEC è quindi obbligatorio per tutte le società, di capitali e di persone, per le ditte individuali, per le persone giuridiche, e per i liberi professionisti che posseggono la partita IVA, a seguito della conversione del decreto legge n. 179/2012, che si aggiunge a quanto previsto nella legge n. 2/2009.

Questi devono eleggere necessariamente il proprio domicilio digitale presso tale indirizzo e comunicarlo conseguentemente al registro delle imprese. Gli indirizzi sono raccolti presso i registri INI-PEC o INAD, in base al tipo di azienda interessata, costantemente aggiornati in quanto tutti i professionisti ricevono comunicazioni con valore giudiziario tramite questa modalità.

Nel caso in cui un'azienda non sia ancora provvista di indirizzo PEC, la Camera di Commercio può fornirne uno d'ufficio, rendendolo disponibile presso gli sportelli telematici della CCIAA e sanando così l'illecito senza conseguenze pecuniarie.

Cosa succede se un impresa non ha la PEC?

Come previsto dall'articolo 37 del dl n. 76/2020, tutte le imprese e coloro che hanno una partita IVA devono possedere una PEC, altrimenti si rischia di essere accusati di Omessa comunicazione di atti e notizie nel registro delle imprese.

Qualora venga accertato tale illecito, ogni azienda può essere sospesa dal Registro delle Imprese per i successivi 3 mesi, entro i quali è necessario munirsi di un indirizzo PEC per ripristinare la condizione precedente senza incorrere in sanzioni amministrative.

Le ditte individuali hanno invece un tempo ridotto di 45 giorni, entro i quali devono procedere nello stesso modo.

Nel caso in cui non si addivenisse al risanamento dell'abuso, dal 2020 le multe sono diventate più elevate: per le società vanno da 206 a 2064 euro, per le imprese individuali da 30 a 1548 euro.

La PEC ha una scadenza e necessita di essere rinnovata periodicamente, pagando i costi per il suo mantenimento.

Nel caso in cui non si procedesse al rinnovo, la PEC non sarà più abilitata alla ricezione e si potrà incorrere nelle sanzioni amministrative che abbiamo appena citato.

Per verificare di essere in regola e se si hanno dubbi sulla corretta comunicazione al Registro delle Imprese, è possibile eseguire un controllo accedendo al proprio cassetto digitale dell'imprenditore, procedendo con il riconoscimento tramite Spid o CNS e consultando la documentazione presente.

Qui è possibile trovare una serie di informazioni, come lo statuto societario, il bilancio annuale, la visura storica o ordinaria e il domicilio digitale della società.

Chi ha la partita Iva deve avere la PEC?

Anche chi ha la partita IVA deve munirsi di una PEC, tranne coloro che operano all'interno di un regime forfettario e sono esonerati formalmente.

Tuttavia, si tratta di uno strumento estremamente comodo non solo per coloro che sono obbligati a possederlo, ma per chiunque debba inviare comunicazioni con il valore di una raccomandata o interagisca con enti pubblici.

Realizzare un indirizzo PEC è rapido e semplice e sono numerosi i portali che permettono di aggiungere al pacchetto altri utili servizi, espandendo la memoria della casella in base alla necessità e alla mole di corrispondenza.