Cosa sono e a cosa servono le Marche Temporali

La marca temporale è un sistema di validazione elettronica temporale. Essa permette di associare un’ora e una data determinata a un qualsiasi documento digitale, conferendogli validità legale. Si tratta di un servizio particolarmente importante per le aziende e gli studi professionali che necessitano spesso di dare un'indicazione temporale specifica ai documenti che ricevono ed emettono.

La prima volta che il Legislatore ha introdotto la marca temporale nell’ordinamento italiano è stato il 2005, con il  decreto legislativo n. 82/2005 (Codice dell'Amministrazione digitale) secondo il quale la data e l’ora di un documento sono opponibili ai terzi quando vengono inserite in conformità alle linee guida. Ma la vera rivoluzione è avvenuta con il  DPCM del 30 marzo del 2009 che ha emanato le "Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici", che ha fornito una disciplina più completa. 

Come funzionano le marche temporali: le fonti normative

Per comprendere bene la disciplina che regola le marche temporali occorre fare riferimento all’articolo 1, comma 1 del Codice dell’amministrazione digitale, secondo il quale la marca temporale viene definita come la fase finale di un procedura digitale che conferisce a qualsiasi documento informatico un’ora e una data specifica opponibile ai terzi.

La società, ricevuta la richiesta e dopo aver verificato la correttezza delle informazioni, ne certifica data e ora, inviandola al richiedente. In questo modo viene garantita sicurezza e validità temporale al documento.

In via esemplificativa, diciamo che la marca svolge due importanti funzioni:

• certifica l’esistenza e validità di un documento digitale da un momento preciso in poi
• anche se la validità del certificato firmato digitalmente ha validità triennale, la marca temporale estende la validità del documento che contiene la firma digitale per ben 20 anni.

Il sistema della marca temporale è utilizzabile su qualsiasi documento, anche se non è firmato digitalmente, così come sancito dalla recentissima ordinanza n. 4251/2019 della Cassazione perché ciò che viene validato è la sua collocazione temporale che permette di renderlo opponibile ai terzi. Pensiamo, ad esempio, alle fatture elettroniche, la cui validità temporale viene apposta mediante una marcatura che attesta ora e data in cui viene emessa.

Nel caso in cui sul documento venga apposta anche la firma digitale, la marca temporale svolge solo il compito di attestare il giorno e l’ora di creazione o trasmissione. Con questo sistema la marca temporale permette al documento firmato digitalmente di ottenere validità illimitata, nonostante la sospensione o la scadenza del relativo certificato.

È chiaro che per svolgere queste funzioni la marcatura digitale deve provenire da certificatori o enti accreditati, e dunque da aziende o enti che sono autorizzati a erogare questa tipologia di servizi, in conformità alla Direttiva Europea 1999/93 CE, il CAD e PCM 22 febbraio 2013.

Perché usare la marcatura temporale: quando è necessaria

La marca temporale va utilizzata quando occorre dimostrare che un documento ha una data certa e valida dal punto di vista giuridico, come, a titolo esemplificativo, in caso di richieste di credito, di dimissioni, documento valutazione rischi, richieste di finanziamento a lungo termine o di anticipo sui fornitori.

Si tratta, dunque, di vantaggi connessi alla sicurezza e semplicità, oltre a limitare i tempi e i costi per gestire il cartaceo, annullando la consuetudine di applicare bolli e timbri. Un aspetto da non trascurare è la trasparenza che garantisce un documento digitale rispetto a quello cartaceo, dal momento che il primo è più versatile e funzionale da visionare e utilizzare, consentendo anche di azzerare il rischio di errori manuali.

Dal punto di vista ambientale la marca temporale si rivela particolarmente green perché evita di stampare il cartaceo, riducendo anche l’uso di stampanti, fogli e inchiostro.

Le informazioni fornite dalla marca temporale

Le informazioni che fornisce la marcatura temporale possono essere così elencate:

• numero di serie posseduto dalla marcatura temporale
• identificativo del soggetto che emette la marca
• algoritmo creato per la sottoscrizione della marca temporale
• indicazione della data e dell’ora in cui è stata generata
• codice di identificazione del certificato connesso alla chiave di verifica della marca
• identificazione relativa alla funzione hash necessaria per creare l’impronta digitale soggetta alla validazione temporale e indicazione del relativo valore dell’impronta.

Come si acquista una marca temporale

Chiarita la funzione e l’importanza della marca temporale, soprattutto per le aziende e gli studi professionali, è il momento di spiegare come e dove poter acquistare marche temporali in totale sicurezza.

Il primo passo da fare è quello di assicurarsi che il certificatore sia un soggetto accreditato che eroga questo servizio in totale sicurezza, essendo in possesso di tutte le autorizzazioni richieste dalla normativa europea.

La modalità di acquisto è duplice: la marca temporale si può infatti acquistare singolarmente, per un unico utilizzo, o come pacchetto.

Tra i soggetti più accreditati e utilizzati in Italia vi è InfoCert, conosciuto anche come strumento di firma digitale, per il cui impiego è richiesto il software GoSign.