La registrazione del codice destinatario presso l'Agenzia delle Entrate (AdE) è un'operazione fondamentale per una corretta gestione contabile. Tale sequenza alfa-numerica composta da 7 caratteri, infatti, è alla base di una ricezione semplice e veloce delle fatture emesse dai fornitori e rappresenta una valida alternativa alla trasmissione di allegati mediante posta elettronica certificata (PEC).

Il parametro in oggetto, chiamato anche codice di fatturazione o del sistema d'interscambio (SDI), viene attribuito al fornitore del software non appena viene effettuato l'acquisto. Per abbinarlo in maniera univoca alla propria impresa, il titolare (o una persona preventivamente autorizzata da quest'ultimo) deve registrarlo sulla pagina dell'AdE e associarlo alla partita IVA.

Quanto appena affermato vale sia in ambito business to business (B2B) sia business to consumer (B2C), quindi per le transazioni tra privati.

Codice destinatario, ecco come ottenerlo

L'unico modo per avere velocemente un codice SDI e aggiungerlo al proprio profilo nel database dell'Agenzia delle Entrate è acquistare un software per la fatturazione digitale, nel caso in cui non si fosse già provveduto a farlo. La diffusione su vasta scala di questo tipo di programmi risale al 1 gennaio 2019 per le aziende private e a qualche anno prima per le Pubbliche Amministrazioni.

In alternativa è possibile inoltrare una richiesta all'AdE (dal momento che l'ente si occupa dell'emissione dei codici tramite il sistema di interscambio e non solo della registrazione), ma con un allungamento significativo delle tempistiche e un aumento dei costi. 

Una volta ottenuta la sequenza alfanumerica, basta seguire la procedura guidata per associarla alla partita IVA.

In caso di mancata comunicazione del codice destinatario, i fornitori possono procedere lo stesso alla fatturazione. Tuttavia, i documenti in entrata vanno recuperati dal cassetto fiscale previo accesso all'area riservata, nella sezione Fatture e Corrispettivi.

Procedura dettagliata per la registrazione del codice di fatturazione

Associare il codice destinatario alla propria attività è facile e richiede pochi minuti. Ecco gli step previsti per una corretta registrazione:

• accesso alla piattaforma dell'Agenzia delle Entrate

• ingresso nella pagina dedicata alla fatturazione

• aggiunta del codice

• conferma dei dati inseriti.

Ultimata la procedura, le fatture digitali corrispondenti alla partita IVA indicata verranno trasmesse mediante il sistema di interscambio, in maniera automatica.

Login alla piattaforma dell'Agenzia delle Entrate

Per entrare nella propria pagina privata occorrono le credenziali di accesso. A tale scopo si possono utilizzare username e password associate a Entratel-Fisconline (per le attività a regime fiscale agevolato), SPID o Carta Nazionale dei Servizi (CNS).

Ingresso nella pagina dedicata alla fatturazione

Una volta entrato nella piattaforma, l'utente deve andare su Fatture e Corrispettivi dal menu presente in homepage, dove sono indicati anche nominativo e partita IVA.

Aggiunta del codice SDI

Dal primo riquadro a sinistra (dedicato alla fatturazione digitale) fare click su "Registrazione della modalità di ricezione della fattura elettronica", selezionare la voce Codice Destinatario e digitarlo.

Conferma dei dati

Inserita la sequenza alfanumerica, occorre verificarne la correttezza e confermare quanto è stato scritto.

Aziende che possono richiedere il codice SDI

Le imprese autorizzate alla richiesta del codice di fatturazione sono le società di capitali e in parte quelle di persone. Tra le prime vale la pena ricordare le seguenti:

• S.p.A. (società per azioni)
• S.r.l. (società a responsabilità limitata)
• S.r.l.s. (S.r.l. semplificata)
• S.r.l.c.r. (S.r.l. a capitale ridotto)
• S.a.p.A. (società in accomandita per azioni).

Tra le società di persone figurano, invece, le tipologie in elenco:

• S.s. (società semplice)
• S.n.c. (società in nome collettivo)
• S.a.s. (società in accomandita semplice).

Per tutte le imprese menzionate è prevista l'iscrizione alla Camera di Commercio, quindi la consultazione di documenti relativi all'attività dalla banca dati CCIAA o da piattaforme autorizzate come Aziende.it.

Riguardo a Pubbliche Amministrazioni ed enti governativi sarebbe più corretto parlare di codici univoci, sequenze alfanumeriche di 6 caratteri rinvenibili dalle PA e dalle banche dati dell'Agenzia delle Entrate, tra cui il tool di ricerca dell'AGID.

Codice di fatturazione per le imprese individuali

Pur utilizzando i programmi per la gestione contabile, i liberi professionisti non devono richiedere il codice alla software house di riferimento. Di conseguenza non sono tenuti a effettuare la registrazione del numero sul proprio profilo dell'AdE e nemmeno a comunicarlo a eventuali fornitori di servizi.

Ad ogni modo, le imprese individuali possono ricevere fatture inserendo la sequenza 0000000 (codice destinatario per persona fisica). Nel caso in cui non utilizzassero alcuna applicazione, potrebbero scaricare i files dal cassetto fiscale.

Motivi per cui è caldamente consigliata la registrazione del codice destinatario

Inserire il codice di fatturazione nella piattaforma dell'Agenzia delle Entrate viene incontro alle nuove esigenze legate alla contabilità. L'abbandono dei supporti cartacei e la possibilità di effettuare controlli automatici hanno portato all'introduzione di archivi digitali e a una maggiore velocità nelle ricerche (spesso dell'ordine di pochi secondi), quindi a livelli di precisione più elevati.

I vantaggi sono notevoli soprattutto per le medie e grandi imprese con un'alta mole di fatture, per le quali una loro gestione manuale sarebbe improponibile. In particolare, la registrazione del codice SDI consente di ridurre al minimo ogni rischio collegato all'omissione involontaria o alla mancata ricezione dei documenti, a sbagli nei conteggi complessivi o nella trascrizione dei dati.

Tale sistema permette di abbattere sul nascere la probabilità di ricevere sanzioni tributarie e di accorciare i tempi in caso di accertamenti fiscali. Mantenere in ordine la contabilità, inoltre, agevola le operazioni di calcolo del fatturato annuo (voce obbligatoria per la redazione del bilancio di esercizio). Questo parametro può essere impostato come filtro per trovare le attività inserite nei database di websites abilitati all'accesso dei dati camerali, ad esempio Aziende.it.

Per trarre il meglio dalla procedura di registrazione e dall'impiego del codice destinatario, l'utente deve scegliere un software affidabile, leggero e compatibile con il sistema operativo del dispositivo in uso. Un buon antivirus, manutenzioni regolari e aggiornamenti continui al programma, infine, renderanno ancora più sicura la ricezione delle fatture.